Priscilla Del Cimas presentation och manifest

Presentation

Priscilla Del Cima har examen i juridik och håller på att slutföra sin MBA-utbildning vid Fundação Getúlio Vargas i Rio de Janeiro. Hon har varit med i OTW (Organisationen för Transformativa Verk) sedan 2009 och har arbetat i olika kommittéer sedan dess, bland annat Utveckling & Medlemskap, AO3-dokumentation och Wiki. Hon har varit ordförande i Översättningskommittén sedan slutet av 2013, då hon arbetade med att strukturera om teamet, och arbetar också med att bygga upp ekonomiteamet igen.

Manifest

1. Varför bestämde du dig för att ställa upp i valet till styrelsen?

Jag har kunskap och erfarenheter som jag tror kan vara till hjälp för styrelsen, särskilt den här styrelsen och just nu, med tanke på den arbetsbörda och de utmaningar de har framför sig. De har fått ägna sina första månader åt en svår överlämnings- och övergångsprocess och har uppnått mycket på den korta tid de haft på sig, men det är fortfarande mycket arbete som återstår. Något jag har gjort ett antal gånger är att arbeta med ett team som har mycket kunskap och många processer, men dåligt dokumenterade sådana. Jag har då hjälpt dem att tänka igenom saker och ting, få ner allt på papper, och se över och förbättra när behov uppstår. OTWs interna atmosfär och kommunikation har förbättrats betydligt under det senaste året (det finns förstås fortfarande mer att göra!) och det känns som att vi ligger rätt i tiden för att börja göra betydande framsteg när det gäller att skapa ett sammanhängande helt och hantera kunskap.

2. Vilken kunskap och erfarenhet skulle du ta med dig till styrelsen?

Att vara ordförande i Översättningskommittén innebär att övervaka ledningen av ungefär 200 volontärer, och även mycket erfarenhet som är relevant för styrelsearbete. Det innebär att ta beslut om och att ha att göra med kniviga personalfrågor, jobba sig igenom kommunikationssvårigheter för att försöka hjälpa alla att komma överens, ofta och mycket debriefing med volontärkoordinatorer om deras framsteg och problem, kontakt med i stort sett alla andra OTW-team angående deras översättningsbehov och förväntningar, och att göra långtidsplanering och kurskorrigeringar för Översättningskommittén efter behov. Jag har också arbetat med OTWs insamlingar under några år, vilket ger mig ett bra perspektiv på en helt annan del av organisationens aktiviteter.

I mitt liv utanför fandom har jag framför allt arbetat med avtals- och fastighetsrätt i Brasilien — inte lika direkt applicerbart som det andra, förutom att jag liksom gillar att läsa och analysera avtal. Under de senaste åren har jag också studerat mycket projektledning och affärsprojektanalys.

3. Vilka mål skulle du vilja uppnå under din tid som styrelseledamot?

  • Planering och mål för OTW på hög nivå. Vi har inte riktigt några mål på hög nivå för organisationen i sin helhet, mål som ser till att alla team och projekt arbetar i samma riktning och prioriterar på samma sätt i sin dagliga verksamhet. Detta innebär att vi ibland är på väg åt olika håll eller inte ens vet vad andra gör. Jag skulle vilja arbeta tillsammans med styrelsen och kommittéordförandena för att komma överens om vilka prioriteringar vi ska ha och säkerställa att allas arbete för dessa prioriteringar framåt; kolla av med dem regelbundet för att se hur saker och ting går och vilka förändringar som sker, och se till att detta kommer att fortsätta fungera även i framtiden.
  • Skapa en grundkurs för nya styrelsemedlemmar, tillgänglig för alla OTW-volontärer på vår interna wiki, som förklarar i detalj vilket ansvar en styrelsemedlem har i sin dagliga verksamhet, vilka arbetsflöden som är involverade och vilka interna och externa resurser som bör läsas när man går med (eller till och med innan man går med).
  • Återuppbygga Ekonomikommittén, med standardprocesser för bokföring och anlitande av externa deklarationsombud, redovisningsekonomer och möjligen revisorer vid behov. Det här kommer nästan av sig självt eftersom arbetet redan är igångsatt och vi rekryterar i augusti, men jag ser fram emot att det äntligen blir ordning på detta.

4. Vad har du för erfarenhet av OTWs projekt och hur skulle du samarbeta med de relevanta kommittéerna för att stödja och stärka dem? Vänligen ta upp Archive of Our Own – AO3 (Vårt Eget Arkiv), Transformative Works and Cultures – TWC (Transformativa Verk och Kulturer – TWC), Fanlore, vårt arbete med Legal Advocacy (Juridisk rådgivning) och Open Doors (Öppna Dörrar), men känn dig fri att fokusera på områden du är intresserad av.

Jag har jobbat i Wiki, kommittén som har hand om Fanlore, och i Docs, kommittén som skriver FAQ och handledningar för AO3. Jag har också i mitt arbete i både Översättningskommittén och Utveckling & Medlemskap samarbetat med teamen för Fanlore och AO3, såväl som Tidskriftskommittén (TWC), Juridiska kommittén och Öppna Dörrar. Jag känner till alla våra projekt rätt bra och vet hur kommittéerna som gör dem jobbar.

Jag tycker att styrelsen har två roller när det gäller att stödja dessa projekt (och alla våra team), nämligen att göra det möjligt för teamen att få de verktyg och resurser de behöver, samt att regelbundet ha kontakt med dem för att säkerställa att de har uppsatta mål och jobbar mot dessa mål — och om inte, att ta reda på varför och vad som kan göras för att hjälpa dem. Teamen inom OTW har väldigt olika kulturer och arbetsrytm, så det kan vara besvärligt att få alla med på noterna, men det är viktigt att ha redovisningsansvar när det gäller planering och framsteg. Det är nödvändigt både för att motivera våra volontärer och för vår legitimitet som organisation. Tidigare har det till och med hänt att hela kommittéer (som Översättning) har slutat fungera eller varit helt försvunna i månader; vi behöver mer stabila strukturer för att förebygga sådant.

5. Välj två frågor/områden som du tycker bör vara högt prioriterade för OTW, både internt och externt. Vad betyder dessa områden för dig och varför sätter du värde på dem? Hur ska du göra dem till en del av ditt arbete i styrelsen?

  • Budgetering och insamling av medel: OTWs första budget publicerades i år och det är fortfarande mycket vi håller på att lära oss när det gäller att planera och förutsäga våra intäkter och kostnader. Den här processen har inte varit utan barnsjukdomar och vi har fortfarande långt kvar, men jag tror att vi gör framsteg när det gäller medvetenhet om vad vi behöver kommunicera och hur vi ska göra det. Vi måste diskutera, analysera och rapportera dessa data mer regelbundet och integrera detta med våra insamlingar och vår kommunikation med medlemmar, användare och fans. När vi nu sätter ihop Ekonomikommittén hoppas jag att den kommer att ha det perspektivet från starten. Jag kommer att göra allt jag kan för att ge detta prioritet både där och i styrelsen.
  • Förväntningar och kultur: Det finns många aspekter av vår organisationskultur som behöver förändras över tid. En som jag skulle vilja understryka är att vi behöver definiera våra förväntningar tydligare. I många delar av OTW finns det fortfarande spår av en kultur som säger “detta är volontärarbete, så allt arbete är bra arbete”: att det alltid är okej att ta veckor och månader på sig att göra någonting, att dra ut på e-postmeddelanden hur länge som helst och så vidare. Detta kan leda till många problem, både internt och externt. Ja, det är volontärarbete, och just därför behöver vi respektera varandras tid och ansträngningar, tydliggöra förväntningarna på varje roll från början för att undvika överraskningar och obalans, och ta tag i eventuella problem som dyker upp. Jag hoppas kunna dela med mig av min erfarenhet av att kämpa emot detta tänkande i olika team och hjälpa till att identifiera och vända situationer där det förekommer.

6. Vilka är de viktigaste ansvarsområdena för en styrelse/styrelsen enligt dig? Känner du till de juridiska kraven på en styrelse för en USA-baserad icke-kommersiell organisation?

I vårt specifika fall måste styrelsen realistiskt sett inte bara fullgöra den traditionella rollen för en styrelse i en USA-baserad icke-kommersiell organisation — aktsamhetsplikt, lojalitetsplikt och lydnadsplikt, inklusive förvaltaransvar, att följa tillämpliga lagar och förordningar, utöva tillsyn på hög nivå av kommittéernas arbete — utan också utföra massor av praktiskt arbete tillsammans med kommittéerna. Styrelsen är tänkt att hjälpa dem på olika sätt, från att komma på lösningar på problem eller konflikter de har, till att bedöma deras förslag utifrån hur de stämmer överens med OTWs policy och ta in andra team vid behov, som Juridiska.

Vi behöver hitta vägar att förändra detta i framtiden, eftersom det i praktiken innebär att styrelseledamöterna fastnar i att följa upp och diskutera dessa detaljer och inte har tid att tänka på mål på hög nivå och vilken inriktning OTW och dess projekt ska ha. Att tänka på projektmål och team blir då enbart kommittéordförandenas ansvar, om vi har råd med ansträngningen. Men eftersom vi ofta inte diskuterar våra planer med varandra kan det lätt bli luckor eller motsägelser bland teamens mål och aktiviteter, eller så kan kommittéer göra stora förändringar eller byta mål utan att det uppmärksammas. Detta är ett allvarligt strukturellt problem som behöver bemötas på flera nivåer och att ändra på detta kommer att bli en utmaning.

7. Hur skulle du balansera ditt arbete i styrelsen gentemot andra roller inom OTW, eller hur planerar du att lämna över dina nuvarande roller för att fokusera på styrelsearbetet?

Jag planerar att avgå som ordförande i Översättning vid årsskiftet, oberoende av hur det går i valet. Under de senaste månaderna har jag och min med-ordförande i Översättning tränat upp en person för att gå in som ordförande, vilket han snart kommer att göra.

När det gäller Ekonomi är min roll där att hjälpa dem igång, vilket jag kan göra lika bra från styrelsen. Jag kommer att lämna kommittén så snart den är stabil — när en ny omgång volontärer har fått utbildning, de grundläggande processerna har diskuterats och fastslagits och alla är igång och arbetar.

Detta nyhetsinlägg har översatts av OTWs översättarvolontärer. För att lära dig mer om vårt arbete, besök sidan för Översättning på transformativeworks.org.