Election Frequently Asked Questions

Alle leden van de Raad van Bestuur worden in jaarlijkse verkiezingen gekozen door de betalende leden van OTW. Aangezien de zittingstermijn drie jaar is, wordt elk jaar eenderde van het aantal leden van het bestuur nieuw gekozen.

De Raad van Bestuur als geheel:

• zorgt voor strategische planning en besluitvorming.
• bewaakt de lange termijn focus voor de organisatie.
• bewaakt de voortgang ten aanzien van de strategische doelen.
• zorgt dat de organisatie voldoet aan wettelijke kaders.
• draagt verantwoordelijkheid voor het handelen van de organisatie.
• is wettelijke aanspreekbaar door de Amerikaanse belastingdienst (IRS) voor de organisatie en haar financiën.
• tekent contracten, verdeelt geldelijke middelen, en doet zakelijke transacties van verschillende aard. Zorgt voor de strategische planning en besluitvorming rondom onder meer OTW's missie, de jaarlijkse begroting, projecten en prioriteiten.

Individuele bestuursleden:

• wonen wekelijks de vergaderingen via chat bij.
• zorgen dat ze op de hoogte blijven van relevante stukken en verslagen.
• werken te goeder trouw in het beste belang van OTW, zoals beschreven in onze beleidslijn inzake belangenconflicten.

De meeste leden van het bestuur zijn ook voorzitter van een OTW-commissie, of zijn contactpersoon namens het bestuur voor een of meerdere commissie. Leden van het bestuur besteden vaak meer dan 20 uur per week aan de organisatie, en een rol als lid van de Raad van Bestuur kan gemakkelijk een part-time baan lijken.

Om in aanmerking te komen als kandidaat, moet je:

• betalend lid van OTW zijn door uiterlijk acht weken voor de verkiezingen lid te worden;
• ten minste 18 jaar oud zijn op het tijdstip van de verkiezing;
• binnen een vaste commissie gewerkt hebben voor ten minste één termijn totaal in de twee termijnen voorafgaand aan de verkiezing;
• een korte kandidaatsverklaring opstellen;
• onder je wettelijke naam verkiesbaar zijn.

Voor meer informatie, lees de Verkiezingsprocedures.

Het bestuurslidmaatschap van OTW is een serieuze bestuurstaak. De eis dat je één termijn voor OTW hebt gewerkt werd al heel vroeg in onze statuten opgenomen, en is bedoeld om een pool van kandidaten te creëren met een bewezen betrokkenheid bij de organisatie en haar waarden.

De leden van het bestuur moeten onder hun wettelijke naam bekend zijn om te voldoen aan de voorschriften die de IRS (Amerikaanse belastingdienst) voor non-profit-organisaties hanteert. Bovendien, bestuursleden ondertekenen contracten, verdelen geldelijke middelen, maken bindende afspraken, hebben contact met externe personen en instanties, en doen zakelijke transacties van verschillende aard. Om het werk van OTW te kunnen doen, moeten we wel werken met wettelijke identiteiten.

Nee. We zullen nooit een verband leggen tussen je wettelijke naam en pseudoniem, tenzij je dat zelf uitdrukkelijk doet. Bovendien kunnen we kandidaten helpen hun fannish namen te beschermen door hen te helpen een biografie zo op te stellen dat deze hun kwalificaties voor het bestuurslidmaatschap duidelijk maakt zonder dat er een directe link wordt gelegd naar hun fannaam of hun werk voor een bepaalde commissie.

Nee. De gekozen leden van het bestuur wijzen hun eigen functionarissen aan en verdelen de bevoegdheden onderling.

Stuur je kandidaatstelling naar de voorzitter van de kiescommissie. Sluit een verklaring bij dat je ouder bent dan 18 jaar, in welke commissie(s) je minimaal een jaar hebt gediend, en je wettelijke naam. Als je onder een pseudoniem lid van een commissie bent, zal de voorzitter van de kiescommissie door de voorzitter van de vrijwilligerscommissie laten bevestigen dat je inderdaad een jaar in een commissie hebt gediend, en door de voorzitter van de commissie financiën dat je een betalend lid bent. De voorzitters zullen je pseudoniem vertrouwelijk behandelen.

Als er acht weken voor de verkiezingen maar één kandidaat per beschikbare zetel is, dan wordt de termijn voor kandidaatstelling met twee weken verlengd. Als bij de deadline van zes weken voor de verkiezingen het aantal kandidaten nog steeds precies gelijk is aan het aantal beschikbare zetels, dan worden er geen verkiezingen gehouden: de verkiesbare kandidaten vullen dan de open bestuurszetels.

Als er acht weken voor de verkiezingen minder kandidaten zijn dan verkiesbare zetels , dan wordt de termijn voor kandidaatstelling verlengd met twee weken. Als er zes weken voor de verkiezingen nog steeds niet genoeg kandidaten voor de beschikbare zetels zijn, kan het bestuur zelf leden benoemen (zelfs als een lid minder dan een jaar in een commissie heeft gediend) voor die zetels die niet op een andere manier ingevuld kunnen worden. Zoals met een niet-betwiste verkiezing, zullen er in deze omstandigheden geen verkiezingen worden gehouden.

Ja! Maar om te stemmen, moeten ze uiterlijk een maand vóór de verkiezingen als betalend lid zijn erkend.

Kandidaten zijn verplicht om in een korte publieke verklaring een samenvatting te geven van o.a. hun filosofie, hun doelstellingen voor de organisatie, hun visie op de toekomst voor de organisatie, en over eventuele andere onderwerpen, als ze dit willen.

De kandidaten worden ook aangemoedigd om deel te nemen aan een openbare chat op een onderling overeengekomen tijdstip. Als de kandidaten het niet eens kunnen worden over een tijd, dan zal de kiescommissie het tijdstip bepalen. Daarbij houdt de commissie rekening met de wensen van alle betrokken partijen.

De kiescommissie plaatst de officiële verklaringen van de kandidaten op de website van de organisatie en op diverse andere plekken die regelmatig worden gebruikt door OTW. Deze verklaringen kunnen onder meer een advertentie voor een eigen website of community bevatten. Voor de publieke chat tussen kandidaten en kiezers wordt een chatforum ingericht.

Ja, of je nu wint of verliest. Er zijn geen beperkingen aan het aantal termijnen voor bestuursleden.

Board members must use their legal names on our official legal paperwork, but many excellent people whom we don't want to exclude from board candidacy prefer to exercise some control (inasmuch as that's possible) over connecting their legal names with their fannish pseudonyms. What some people have done in the past is asked the candidates/board members privately via email; to the best of our knowledge some have answered, with the expectation that the information will be kept off of the public internet, while others have preferred not to answer. We consider this a legitimate question to ask in confidence, and a legitimate question to answer or to decline to answer, and it's equally reasonable for an individual voter to take the answer or nonanswer into account in their voting. If you would like to submit a private question, please use the elections form and our elections officer will pass it on to the candidates.

Een schermprint van een voorbeeldstembiljet, en uitleg over het gebruik, vind je hier.

Stemgerechtigden—betalende leden met een goede staat van dienst—ontvangen een uitleg, inclusief inloggegevens voor een persoonlijk, anoniem stemaccount, op het e-mail adres dat je hebt opgegeven toen je lid werd van OTW. Deze stemaccounts hebben geen relatie met enige informatie die jou kan identificeren, zodat alle uitgebrachte stemmen anoniem blijven.

Stemmen worden geteld met behulp van een variant van de 'enkelvoudige overdraagbare stem', aangepast voor verkiezingen met meerdere winnaars. Voor een uitgebreide uitleg, zie de stemprocedure informatie.

De resultaten worden bekend gemaakt nadat de stemperiode is beëindigd: onder voorbehoud van onvoorziene problemen maken we de resultaten niet later dan drie dagen na het einde van de stemperiode bekend. In geval van vertraging brengt de kiescommissie status berichten uit over de oorzaak van de vertraging en de termijn waarbinnen een oplossing wordt verwacht.

Live e-mail support zal beschikbaar zijn gedurende de stemperiode. Als je problemen ondervindt, meld dit bij het verkiezingssupportteam vóór de stemperiode is afgelopen door ons een bericht te sturen.

Stemmen bij volmacht is een manier om iemand anders voor jou te laten stemmen. OTW is verplicht om het stemmen bij volmacht toe te staan, volgens het recht van de staat Delaware dat bepaalt: "Een aandeelhouder kan een andere persoon of personen machtigen namens hem op te treden door een elektronisch bericht te sturen of te laten sturen naar degene die namens hem zal optreden als gevolmachtigde."

Bij bedrijfsstemmingen wordt zo'n volmacht meestal gebruikt als een stemgerechtigd lid/aandeelhouder niet in persoon aan een vergadering kan deelnemen. Langdurende, elektronische verkiezingen zoals die gebruikt worden door OTW maken het stemmen bij volmacht in de meeste gevallen overbodig.

Met langdurende, elektronische verkiezingen zijn de meeste van de gebruikelijke redenen voor stemmen bij volmacht niet van toepassing. Echter, de periode van 48 uur waarbinnen er gestemd kan worden, kan vallen op een moment dat een stemgerechtigd lid geen toegang heeft tot internet, of andere verplichtingen heeft.

Volmachten worden toegewezen per e-mail. Je e-mail volmachtverzoek moet:

• Afkomstig zijn van het e-mail account dat je eerder voor OTW hebt gebruikt.
• Gericht zijn aan zowel elections-chair@transformativeworks.org als aan je gevolmachtigde.
• Vermeld je wettelijke naam.
• Sluit een verklaring bij dat je een volmacht wilt geven aan de ontvanger van de e-mail.
• De gevolmachtigde moet deze e-mail beantwoorden met een ontvangstbevestiging, en ook zijn/haar wettelijke naam in het antwoord opnemen. Dit antwoord moet door elections-chair@transformativeworks.org ten minste twee weken voor de dag van de verkiezingen zijn ontvangen.

In het algemeen kan aan een volmacht elke voorwaarde worden gesteld die je maar wilt, maar alleen in de vorm van een afspraak tussen jou en je gevolmachtigde. OTW is niet verantwoordelijk voor de naleving van deze voorwaarden.

Nee. De kiescommissie kan nagaan dat we je stemrecht succesvol aan je gevolmachtigde hebben gegeven, maar we kunnen niet controleren of de gevolmachtigde de stem ook heeft uitgebracht, of laten zien voor welke kandidaten ze heeft gestemd.

Je kunt tot twee weken voor een bepaalde verkiezing een volmacht geven; de officiële deadline wordt opgenomen in het tijdpad voor de verkiezingen van dat jaar. Je volmacht is zes maanden geldig. Tot die zes maanden om zijn, kunnen we je volmachttoewijzing niet intrekken of wijzigen.

Gebruikersnamen en wachtwoorden voor de stemaccounts voor een aanstaande verkiezing worden ongeveer een week voor de verkiezingen gemaild. Als je een volmacht hebt gekregen, krijg je per e-mail naast je eigen gebruikersnaam (indien van toepassing) ook een gebruikersnaam voor de volmacht, en je kunt voor elke login (één tegelijk) een stem uitbrengen.

Nee, je mag een volmacht die je hebt gekregen niet doorgeven.

Ongeveer tien weken voor de verkiezingen wordt een openbare chat georganiseerd om geïnteresseerde OTW-commissieleden de kans te geven vragen te stellen aan de kiescommissie en de huidige bestuursleden.

Deze chat wordt vantevoren aangekondigd, en na afloop wordt een transcriptie van de chat online openbaar gemaakt.

Stel je vraag aan de voorzitter van de kiescommissie en we beantwoorden 'm graag.