Biographie et Manifeste de Priscilla Del Cima

Biographie

Priscilla Del Cima est diplômée en droit et termine actuellement un MBA à la Fundação Getúlio Vargas de Rio de Janeiro. Elle fait partie de l’OTW (Organisation pour les Œuvres Transformatives) depuis 2009, et a eu l’occasion de travailler pour divers comités, dont notamment les Comités Développement et Adhésion, Documentation d’AO3 et Wiki. À la fin de l’année 2013, après avoir entrepris la restructuration du Comité Traduction, Priscilla en est devenue la co-présidente. En ce moment, elle travaille également à la restauration du Comité Finances.

Manifeste

1. Pourquoi avez-vous décidé de vous présenter aux élections pour le Conseil d’Administration (CA) ?

Je possède des compétences et de l’expérience qui pourraient, je pense, être utiles au CA, et en particulier au CA actuel, vus sa grande charge de travail et les défis conséquents qu’il doit encore relever. Ses membres ont passé leurs premiers mois à gérer une passation de pouvoir compliquée, et ont accompli beaucoup en peu de temps, mais il y a encore énormément à faire. J’ai eu l’occasion de travailler à plusieurs reprises avec des équipes ayant du savoir-faire et des procédures de travail en place, mais aucune documentation les détaillant. Je les ai aidées à repenser leur façon de travailler, à consigner leurs connaissances, et à évaluer et améliorer leur mode de fonctionnement selon leurs besoins. L’ambiance et la communication interne de l’OTW s’est grandement améliorée au cours de cette année (il reste encore à faire, bien sûr !). Je pense que nous avons atteint un point où il nous est possible de faire des progrès significatifs en matière de cohésion d’équipe et de gestion des connaissances.

2. Quelles compétences et expériences apporteriez-vous au Conseil d’Administration ?

Lors de mon mandat de co-présidente du Comité Traduction, j’ai eu l’occasion de prendre en charge la gestion de près de 200 bénévoles, et d’acquérir de l’expérience dans des domaines liés au travail du CA. Ce poste nécessite en effet de savoir :

  • Prendre des décisions pour gérer les problèmes complexes de ressources humaines,
  • Résoudre les difficultés de communication pour permettre à toutes les parties de trouver un terrain d’entente,
  • Organiser régulièrement des debriefings exhaustifs avec les personnes chargées de coordonner nos bénévoles, afin d’évaluer leurs progrès et leurs difficultés,
  • Communiquer avec la plupart des autres équipes de l’OTW pour déterminer leurs besoins et leurs attentes en matière de traduction,
  • Réfléchir et altérer au besoin les projets à long terme du Comité Traduction.

Je travaille également avec l’équipe responsable des campagnes de levées de fonds pour l’OTW depuis plusieurs années, ce qui m’a permis de découvrir un aspect complètement différent des activités de l’organisation.

Dans ma vie hors ligne, j’ai principalement travaillé dans les domaines du droit des contrats et du droit immobilier au Brésil. Les compétences que j’ai ainsi acquises ne s’appliquent pas aussi directement au travail du CA, si ce n’est une certaine propension à aimer lire et disséquer les contrats. Au cours des dernières années, j’ai également beaucoup étudié la gestion de projet et l’analyse des processus d’affaires.

3. Quels projets souhaiteriez-vous mener à bien au cours de votre mandat ?

  • Donner à l’OTW des plans et objectifs pensés à l’échelle de l’organisation. Nous n’en avons pas pour l’instant, et par conséquent, aucune ligne directrice commune n’oriente l’évolution de toutes les équipes et tous les projets. De même, ces derniers n’ont pas de priorités en commun bien définies autour desquelles organiser leurs activités quotidiennes. Cela signifie que nous avançons parfois dans des directions différentes, ou que nous ignorons ce sur quoi travaillent les autres. Je souhaiterais travailler avec le CA et les président-e-s de comité afin de déterminer nos priorités, pour faire en sorte que le travail fourni par nos bénévoles soit toujours dédié à l’accomplissement de nos objectifs. Je voudrais également organiser de façon pérenne des entretiens réguliers dans le but d’observer les progrès et changements effectués dans chaque comité.
  • Concevoir une formation de base pour les nouveaux-elles élu-e-s, accessible à tous et toutes les bénévoles de l’OTW sur notre wiki interne. Celle-ci expliquerait en détail les responsabilités journalières des membres du CA, ainsi que les procédures à suivre. Elle listerait également les ressources internes et externes à consulter suite à l’élection (ou même avant celle-ci).
  • Restaurer le Comité Finances en élaborant des procédures comptables périodiques avec l’aide de spécialistes en déclarations fiscales et de comptables externes, et en réalisant des audits, si besoin est. Ce projet est un peu un joker, puisqu’il est déjà en cours de réalisation et que nous comptons recruter pour ce comité en août, mais j’ai hâte que la situation soit enfin stabilisée.

4. Quelle est votre expérience en ce qui concerne les projets de l’OTW ? Comment collaboreriez-vous avec les comités qui en sont responsables, pour les soutenir et les renforcer ? Veuillez inclure Archive of Our Own – AO3 (Notre Propre Archive), Transformative Works and Cultures – TWC (Cultures et Œuvres Transformatives), Fanlore, le projet Legal Advocacy (Soutien Juridique) et Open Doors (Portes Ouvertes), mais n’hésitez surtout pas à développer les sujets qui vous intéressent le plus.

J’ai fait partie des Comités Wiki et Documentation d’AO3, les deux équipes qui s’occupent respectivement de Fanlore et de la rédaction des FAQ et tutoriels pour AO3. En travaillant pour les Comités Traduction et Développement et Adhésion, j’ai également collaboré avec les équipes responsables de Fanlore, d’AO3, de notre Revue Académique (TWC), du Soutien Juridique et d’Open Doors. J’ai une bonne connaissance de tous nos projets et des méchanismes de fonctionnement internes des comités qui s’en occupent.

Je pense que le CA a deux rôles majeurs à jouer pour soutenir nos projets, et toutes nos équipes. Le premier consiste à faire en sorte que ces dernières aient les outils et ressources nécessaires pour effectuer leur travail. Le second implique de communiquer régulièrement avec elles pour vérifier qu’elles se sont fixées des objectifs, et de suivre leur progression pour pouvoir, le cas échéant, déterminer pourquoi elles n’arrivent pas à avancer, et ainsi réfléchir à une manière de les aider. Les équipes de l’OTW ont des cultures et des rythmes de travail très différents, si bien qu’il peut être difficile de mettre tout le monde sur la même longueur d’onde. Il est néanmoins important qu’elles soient toutes tenues responsables de leurs objectifs et de leur progression. C’est essentiel pour préserver la motivation de nos bénévoles et entretenir la légitimité de notre organisation. Il est arrivé que des comités entiers (comme le Comité Traduction) cessent de travailler et disparaissent pendant des mois. Nous devons mettre en place des structures plus stables afin d’éviter que ce genre de situation ne se reproduise.

5. Choisissez deux sujets/problèmes que vous souhaiteriez voir apparaître sur la liste des priorités de l’OTW, qu’ils soient internes ou externes. Que signifient-ils pour vous, et pourquoi, selon vous, ont-ils de l’importance? Comment les intégrerez-vous au travail effectué durant votre mandat ?

  • La budgétisation et les campagnes de levées de fonds : L’OTW a publié son premier budget cette année et nous avons encore beaucoup à apprendre en matière de prévisions de nos revenus et dépenses. Cette publication n’a pas vu le jour sans peine, et nous avons du chemin à parcourir, mais je pense que nous apprenons progressivement sur quoi communiquer et la manière de le faire. ll est de notre devoir d’encourager la discussion de ces données et leur analyse, ainsi que leur publication régulière. Elles doivent faire partie intégrale de nos campagnes de levées de fonds et de nos communications adressées à nos membres, utilisateur-trice-s et fans. En participant à sa reconstruction, j’espère pouvoir insuffler dès le départ cette conviction au Comité Finances. Je ferai tout mon possible pour que cela soit une priorité pour ce comité, comme pour le CA.
  • Les attentes et la culture de l’organisation : Plusieurs aspects de notre culture organisationnelle doivent être changés à long terme. J’aimerais tout particulièrement souligner l’un d’entre eux : nous devons definir nos attentes plus clairement. Plusieurs comités de l’OTW opérent encore dans l’idée que « nous fournissons un travail bénévole, donc tout travail est un bon travail ». Ainsi, prendre des semaines, voire des mois, pour accomplir une tâche est considéré comme acceptable, de même que repousser sans cesse les réponses aux e-mails, etc. Cela peut créer de nombreux problèmes internes comme externes. Oui, notre travail est bénévole et c’est justement pour cela que nous devrions nous montrer particulièrement respectueux-euses du temps et des efforts de tous et toutes. Mettre au clair ce que nous attendons de chaque personne dès le départ devrait nous permettre d’éviter les surprises et les déséquilibres, et de résoudre les problèmes au fur et à mesure qu’ils apparaissent. J’espère pouvoir partager avec le CA l’expérience que j’ai pu acquérir dans diverses équipes, pour identifier et lutter contre cet état d’esprit.

6. D’après vous, quelles sont les responsabilités fondamentales du/d’un Conseil d’Administration ? Connaissez-vous les obligations légales du Conseil d’Administration d’une organisation à but non lucratif basée aux États-Unis ?

Dans notre organisation, le CA doit tout d’abord se soumettre aux obligations traditionnelles du CA d’une organisation non lucrative enregistrée aux États-Unis : l’obligation de diligence, l’obligation de loyauté et l’obligation d’obéissance. Il est également responsable fiscalement, et doit suivre à la lettre les lois et statuts de l’organisation pour superviser le travail des divers comités. En plus de tout cela, le CA doit effectuer un véritable travail administratif au profit de nos comités. Il est censé pouvoir les aider de diverses manières, que ce soit en trouvant des solutions aux problèmes et conflits en cours, en vérifiant la conformité des propositions aux règles de l’OTW, ou en impliquant, si besoin est, d’autres équipes, comme le Comité Juridique, dans la discussion.

Nous devons trouver comment changer ce statu quo : la situation actuelle est telle que les membres du CA se trouvent piégé-e-s à discuter de détails administratifs et ne peuvent plus réfléchir aux objectifs à grande échelle de l’OTW et de ses projets. Toute la réflexion portant sur les buts et objectifs des divers projets et équipes pèse ainsi sur les épaules des président-e-s de comités, qui n’ont pas toujours de temps à consacrer à ces considérations. Par ailleurs, comme nous ne discutons pas souvent de nos objectifs ensemble, il est facile d’aboutir à des contradictions ou à des disparités dans les objectifs et activités des différents comités. Sans compter le fait que ces derniers peuvent effectuer des changements majeurs ou modifier leurs objectifs du tout ou tout sans que quiconque s’en aperçoive. Ce problème structurel sérieux doit être résolu à plusieurs niveaux, et représente donc un véritable défi à relever.

7. Comment comptez-vous concilier votre mandat d’administrateur-trice avec vos rôles actuels au sein de l’organisation ? Alternativement, comment pensez-vous organiser la passation de ces rôles pour vous concentrer sur votre mandat ?

Quelle que soit l’issue de cette élection, j’ai pour projet de quitter la présidence du Comité Traduction d’ici la fin de l’année. Ces derniers mois, ma co-présidente et moi-même avons pris en charge la formation d’un nouveau co-président pour le comité ; il devrait bientôt entrer dans ses fonctions.

Pour ce qui est de mon rôle au sein du Comité Finances, j’ai simplement été sollicitée pour aider l’équipe à poser les bases d’un comité fonctionnel, ce que je peux tout aussi bien faire en faisant partie du Conseil d’Administration. Je quitterai ce comité lorsque sa situation se sera stabilisée, c’est-à-dire quand ses nouveaux-elles bénévoles auront été formé-e-s, ses procédures de bases débattues et finalisées, et que tout le monde aura commencé à travailler.

Ce billet d’actualités a été traduit par les traducteur-trice-s bénévoles de l’OTW. Pour en savoir plus sur notre travail, merci de consulter la page du Comité Traduction sur transformativeworks.org.